Een vragenlijst versturen

Een vragenlijst klaarzetten voor een cliënt

Vragenlijsten die moeten worden ingevuld door de cliënt zelf hebben het label Cliënt. Cliënten kunnen deze vragenlijsten invullen vanuit de werkmap of door op de link in de notificatiemail te klikken. De e-mail notificatie wordt automatisch verstuurd een dag nadat de vragenlijst beschikbaar is om in te vullen vanuit de werkmap.

Een nieuwe cliënt

Om een vragenlijst te versturen aan een nieuwe cliënt maak je eerst een nieuwe cliënt en een nieuwe werkmap aan. In deze werkmap kun je de gewenste vragenlijst toevoegen door die op te zoeken en te selecteren. Daarna klik je op Verzend uitnodiging. De vragenlijst is nu zichtbaar in de werkmap en kan ingevuld worden in de periode tussen de beschikbaar vanaf datum en de deadline. Om de vragenlijst te kunnen invullen moet de cliënt eerst diens account activeren. 

Een bestaande cliënt

Wanneer je een vragenlijst wil versturen aan een bestaande cliënt kun je de vragenlijst toevoegen aan de werkmap van deze cliënt. Hiervoor open je eerst de werkmap en klik je daar op de knop Toevoegen. Daarna kun je de gewenste vragenlijst opzoeken en selecteren. Vervolgens klik je weer op Toevoegen. De vragenlijst is nu zichtbaar in de werkmap en kan ingevuld worden in de periode tussen de beschikbaar vanaf datum en de deadline. 

De cliënt krijgt een melding dat er een nieuwe vragenlijst klaarstaat. 

Een vragenlijst klaarzetten voor een informant

Wanneer een vragenlijst moet worden ingevuld door een informant dan wordt dit aangegeven in de informatie die bij de vragenlijst staat. Deze vragenlijsten hebben het label Informant. Wanneer je zo' n vragenlijst selecteert verschijnt een popup waarin je de persoonsgegevens van de informant kunt invullen. Dit doe je voor elke vragenlijst die je klaarzet apart.

De persoon die je hebt uitgenodigd ontvangt een link in de mail waarmee de vragenlijst kan worden gestart. Deze mail wordt een dag nadat je de vragenlijst hebt klaargezet verstuurd.

Een informant hoeft dus niet in te loggen om de vragenlijst in te vullen.  Vragenlijsten voor informanten zijn niet zichtbaar vanuit het account van de cliënt. Een cliënt ziet in diens werkmap alleen de vragenlijst die diegene zelf moet invullen. 

Het is geen probleem om hetzelfde e-mailadres te gebruiken voor de cliënt en de informant. Houd er dan wel rekening mee dat de informantvragenlijsten voor de cliënt niet zichtbaar zullen zijn in de werkmap, maar dat hiervoor apart een mail wordt verstuurd. Het kan dan dus zijn dat voor een bepaalde vragenlijst moet worden ingelogd en voor een andere niet.

Een vragenlijst klaarzetten om direct zelf in te vullen

Er zijn een aantal vragenlijsten die je als professional zelf kunt invullen met de cliënt samen, bijvoorbeeld de DIVA-5. Deze vragenlijsten hebben het label Professional. Wanneer je zo' n vragenlijst klaarzet in een werkmap kun je direct starten met het invullen ervan, ook als de cliënt jouw uitnodiging nog niet heeft geaccepteerd. Het maakt dus niet uit of je de vragenlijst klaarzet in een werkmap waarin de cliënt zelf kan inloggen of in een werkmap zonder e-mailadres.