Om een declaratie in te voeren gebruik je Declaree. Dit kan via de website en met de app. In deze handleiding wordt eerst uitgelegd hoe het werkt via de website en daarna een aanvulling van hoe het in de app werkt.
Website
Inloggen
Om in te loggen via de website kan je de volgende link gebruiken https://app.declaree.com/login
Na het inloggen zie je linksboven het menu.
Declaraties en Rapporten
Bij Declaraties staan alle losse declaraties die je hebt ingevoerd. Dit kan een bonnetje, kilometerdeclaratie of een vaste vergoeding zijn. Deze declaraties plaats je in gelijknamige rapporten. Dus bonnetjes van een bepaalde maand komen in hetzelfde rapport terecht.
Het is noodzakelijk dat een declaratie in een rapport zit voordat deze wordt ingediend. Als je via de zoekfunctie filtert op ‘niet in rapport’ vind je alle declaraties die nog niet in een rapport zitten.
Declaratieoverzicht
Aan de rechterkant zie je rapporten en declaraties staan. Bij declaraties zie je alle losse declaraties die je hebt ingevuld. De losse declaraties moet je in een rapport zetten. Bij rapporten zie je een overzicht van de rapporten en de status hiervan.
Declaratie indienen
Als je op nieuwe declaratie klikt, krijg je drie opties.
|
Bonnetje toevoegen |
Kilometerdeclaratie |
Vaste Vergoeding |
|
Diensten OV |
Dienstreizen auto |
Gewerkte uren*** |
|
Diverse uitgaven* |
Woon-werk fiets** |
|
|
Overige reiskosten |
Woon-werk Auto |
*Zelf betaald of met pinpas van Therapieland
** Declaree pakt de auto route, je kan het aantal kilometers handmatig aanpassen. Deze kan je bereken via google.nl/maps
*** Dit hoeft alleen als dit is afgesproken van te voren. (bijv. 0-uren contract)
Bonnetje toevoegen
Als je klikt op bonnetje toevoegen krijg het scherm te zien op onderstaande afbeelding.De bon kan je invoeren als afbeelding (JPG, PNG, etc.) of als een PDF bestand. Aan de linkerkant vul je de gegevens in. Bij datum, gaat het om de datum van de betaling. Als je het zelf hebt betaald laat je betaalmiddel op geen staan. Een rapport is niet verplicht om in te vullen. Je kan kiezen uit een rapport die je al hebt aangemaakt of een nieuw rapport maken. Je kan de declaratie ook later aan een rapport toevoegen. Als alles is ingevuld klik je op Opslaan. Je ziet het nu staan tussen declaraties.
Kilometerdeclaratie
Als je voor kilometerdeclaratie kiest, krijgt je onderstaande afbeelding te zien. Je kan onder Goolge maps niet kiezen tussen auto, trein, wandelen of fiets. Dit staat standaard op auto ingesteld. Je kan nog iets naar onder scrollen en dan zie je het knopje retour staan. Hij vult automatisch het aantal kilometers in als je de adressen invult.
Meer kosten dan je maandelijkse reiskostenvergoeding?
Als je over het maximum van je maandelijkse reiskostenvergoeding gaat, ga dan te werk als volgt. In het veld opmerkingen de maand en dagen neerzetten. Dus december 1-5-9-12-28 etc. Kies dan je route van huis naar werk en zet deze op retour. Wijzig dan het aantal kilometers zodat je op je maximum bedrag uitkomt. Kies als datum één van je werkdagen uit, denk eraan dat je de datum van vandaag moet uitvinken (deze is automatisch geselecteerd).
App
De app werkt eigenlijk hetzelfde. Je klikt op het oranje plusje om een declaratie toe te voegen. Het grote voordeel met de app is, je kan kiezen voor foto. Als je op foto klikt maak je een foto van de bon (niet de pin-bon) en dan neemt de app de informatie automatisch over. Dit hoef je alleen nog even te controleren.
Declaraties en Rapporten
Bij Declaraties staan alle losse declaraties die je hebt ingevoerd. Dit kan een bonnetje, kilometerdeclaratie of een vaste vergoeding zijn. Deze declaraties plaats je in gelijknamige rapporten. Dus bonnetjes van een bepaalde maand komen in hetzelfde rapport terecht.
Het is noodzakelijk dat een declaratie in een rapport zit voordat deze wordt ingediend. Als je via de zoekfunctie filtert op ‘niet in rapport’ vind je alle declaraties die nog niet in een rapport zitten.
Rapporten
In het rapporten overzicht tref je al jouw declaratie rapportages. Wij hanteren een apart rapport per categorie. Dus een rapport voor reiskosten, parkeerkosten, bonnetjes.
Status van rapporten
Open
Een rapport heeft de status Open als het nog niet is ingediend.
Ingediend
Als je een rapport met declaraties hebt ingediend wordt dat aangeduid met de status Ingediend. Laura wordt hiervan per e-mail op de hoogte gebracht.
Goedgekeurd / afgekeurd
Als een rapport definitief is goedgekeurd zal het rapport de status Goedgekeurd krijgen. Uiteraard kan er ook iets niet in orde zijn met een rapport, en kan het daardoor worden Afgekeurd. Dit betekent in de regel dat je iets dient aan te passen aan één of meerdere declaraties. De reden waarom een rapport specifiek is Afgekeurd vind je terug in het commentaar bij het rapport zelf.
Verwerkt
Zodra een Goedgekeurd rapport is verwerkt in de administratie zal het de status Verwerkt krijgen.