Beeldbellen - Een afspraak inplannen

Er zijn verschillende mogelijkheden om een afspraak in te plannen met een cliënt. Je kunt bijvoorbeeld een enkele afspraak inplannen, of een terugkerende afspraak en het is ook mogelijk om mensen uit te nodigen voor een groepsgesprek.

Om een nieuwe beeldbelafspraak in te plannen klik je op '+ Nieuwe afspraak'.

scr_beeldbellen_newwidget_20

Er opent dan een scherm waarin je de gegevens van de afspraak kunt invullen.

Een schermafbeelding van het formulier waarmee je een nieuwe beeldbelafspraak kunt inplannen. Er is een veld waarin je de deelnemers kunt invullen, een veld voor de datum, een veld voor het onderwerp en een veld om een bericht in te typen. Verder zijn er de knoppen Annuleren en Verzend uitnodiging.

Bij 'Deelnemers' kun je één van jouw bestaande cliënten opzoeken of een e-mailadres invullen. 

Bij 'Datum' vul je de datum in waarop je het gesprek wilt inplannen en bij 'Tijd' vul je de verwachte start- en eindtijd in. Deze start- en eindtijd hebben invloed op de geldigheid van de link naar de afspraak die de cliënt ontvangt.

Wat je bij 'Onderwerp' invult wordt het onderwerp van de uitnodigingsmail die de cliënt ontvangt en wat je bij 'Bericht' invult wordt de eerste paragraaf van de uitnodigingsmail. Hiermee kun je de mail dus personaliseren.

Wanneer je alles hebt ingevuld kun je op 'Verzend uitnodiging' klikken. De cliënt ontvangt dan een uitnodigingsmail en de afspraak wordt opgeslagen in jouw agenda. Om de afspraak te zien op jouw dashboard moet je eerst de pagina even verversen.

Een schermafbeelding van de bevestiging die je krijgt in het platform als een beeldbelgesprek is ingepland. Je ziet wie er is uitgenodigd en voor wanneer. Verder is er een blauwe knop met de tekst Sluiten.

Geldigheid afspraaklink

De beschikbaarheid van de afspraaklink die de cliënt ontvangt is altijd een uur. Mocht je afspraak langer duren dan 1 uur, dan blijft de afspraaklink geldig tot de eindtijd die is ingesteld.
Wanneer je bijvoorbeeld een afspraak van 12:00 - 12:15 inplant, blijft de link geldig tot 13:00. Wanneer je een afspraak van 12:00 - 13:30 inplant, blijft de link geldig tot 13:30.

Meerdere mensen uitnodigen voor hetzelfde gesprek

Wil je meerdere mensen voor één gesprek uitnodigen? Dan moet je de afspraak inplannen via het beeldbel portaal. Klik op 'Open beeldbel portaal' en daarna in het portaal onderaan de pagina op 'Afspraak'.

Klik dan in het drop-down menu naast ‘Deelnemer’. Hier kun je selecteren hoeveel deelnemers je wil uitnodigen voor het gesprek. Daarna vul je voor alle deelnemers een naam en een e-mailadres in. Verder moet je ook een 'Onderwerp' en een 'Bericht' invullen in het portaal.

Een schermafbeelding van het beeldbelportaal in weseedo. Bij het veld deelnemer kun je aangeven hoeveel deelnemers het gesprek heeft (maximaal 8).

Een terugkerende afspraak inplannen

Het is ook mogelijk om meerdere afspraken tegelijk in te plannen voor dezelfde cliënt. Hiervoor kun je in het beeldbel portaal het vakje 'Terugkerende afspraak' aanvinken. 

In het formulier vul je vervolgens de tijd van de afspraken in, het terugkeerpatroon en de begin- en einddatum van de afspraken of het aantal keer dat je de afspraak wil laten herhalen. 
De cliënt ontvangt op deze manier automatisch voor elke afspraak een nieuwe uitnodigingslink.

Een schermafbeelding van het scherm waarin je een terugkerende afspraak kunt inplannen. Er zijn opties voor terugkeerpatroon dagelijks, wekelijks, maandelijks en jaarlijks. Je kunt het aantal dagen invullen en wanneer de afspraken moeten beginnen en eindigen.

Afspraken bekijken of wijzigen

Je kunt jouw afspraken bekijken in de agenda op het dashboard of in de wachtkamer van het beeldbel portaal. In het artikel Beeldbellen - Afspraken bekijken lees je hier meer over. 

Wanneer je een afspraak wilt wijzigen kun je dat doen via het beeldbel portaal. Je leest er alles over in het artikel Beeldbellen - Een afspraak wijzigen.

Het antwoord op jouw vraag niet gevonden?

Klik op de blauwe Support knop om contact met ons op te nemen of stuur ons een mail via info@therapieland.nl of info@gezondeboel.nl
Je kunt ons natuurlijk ook telefonisch bereiken, op werkdagen tussen 9.00 en 17.00u via 020-7712848 voor Therapieland of via 020-8545108 voor Gezondeboel.