Er zijn verschillende mogelijkheden om een afspraak in te plannen met een cliënt. Je kunt bijvoorbeeld een enkele afspraak inplannen, of een terugkerende afspraak en het is ook mogelijk om mensen uit te nodigen voor een groepsgesprek.
Om een nieuwe beeldbelafspraak in te plannen klik je op '+ Nieuwe afspraak'.
Er opent dan een scherm waarin je de gegevens van de afspraak kunt invullen.
Bij 'Deelnemers' kun je één van jouw bestaande cliënten opzoeken of een e-mailadres invullen.
Bij 'Datum' vul je de datum in waarop je het gesprek wilt inplannen en bij 'Tijd' vul je de verwachte start- en eindtijd in. Deze start- en eindtijd hebben invloed op de geldigheid van de link naar de afspraak die de cliënt ontvangt.
Wat je bij 'Onderwerp' invult wordt het onderwerp van de uitnodigingsmail die de cliënt ontvangt en wat je bij 'Bericht' invult wordt de eerste paragraaf van de uitnodigingsmail. Hiermee kun je de mail dus personaliseren.
Wanneer je alles hebt ingevuld kun je op 'Verzend uitnodiging' klikken. De cliënt ontvangt dan een uitnodigingsmail en de afspraak wordt opgeslagen in jouw agenda. Om de afspraak te zien op jouw dashboard moet je eerst de pagina even verversen.
Geldigheid afspraaklink
De beschikbaarheid van de afspraaklink die de cliënt ontvangt is altijd een uur. Mocht je afspraak langer duren dan 1 uur, dan blijft de afspraaklink geldig tot de eindtijd die is ingesteld.
Wanneer je bijvoorbeeld een afspraak van 12:00 - 12:15 inplant, blijft de link geldig tot 13:00. Wanneer je een afspraak van 12:00 - 13:30 inplant, blijft de link geldig tot 13:30.
Meerdere mensen uitnodigen voor hetzelfde gesprek
Wil je meerdere mensen voor één gesprek uitnodigen? Dan moet je de afspraak inplannen via het beeldbel portaal. Klik op 'Ga naar al mijn beeldbelafpraken' en daarna in het portaal onderaan de pagina op 'Afspraak'.
Klik dan in het drop-down menu naast ‘Deelnemer’. Hier kun je selecteren hoeveel deelnemers je wil uitnodigen voor het gesprek. Daarna vul je voor alle deelnemers een naam en een e-mailadres in. Verder moet je ook een 'Onderwerp' en een 'Bericht' invullen in het portaal.
Een terugkerende afspraak inplannen
Het is ook mogelijk om meerdere afspraken tegelijk in te plannen voor dezelfde cliënt. Hiervoor kun je in het beeldbel portaal het vakje 'Terugkerende afspraak' aanvinken.
In het formulier vul je vervolgens de tijd van de afspraken in, het terugkeerpatroon en de begin- en einddatum van de afspraken of het aantal keer dat je de afspraak wil laten herhalen.
De cliënt ontvangt op deze manier automatisch voor elke afspraak een nieuwe uitnodigingslink.
Afspraken bekijken of wijzigen
Je kunt jouw afspraken bekijken in de agenda op het dashboard of in de wachtkamer van het beeldbel portaal. In het artikel Beeldbellen - Afspraken bekijken lees je hier meer over.
Wanneer je een afspraak wilt wijzigen kun je dat doen via het beeldbel portaal. Je leest er alles over in het artikel Beeldbellen - Een afspraak wijzigen.
Het antwoord niet gevonden?
Stuur ons jouw vraag via info@therapieland.nl of info@gezondeboel.nl.
Je kunt ons natuurlijk ook telefonisch bereiken, op werkdagen tussen 9.00u en 17.00u, via 020-7712848 voor Therapieland of via 020-8545108 voor Gezondeboel.